PROSES KOMUNIKASI DALAM PERUSAHAAN

A.   KEGIATAN KOMUNIKASi DALAM PERUSAHAAN

            Banyak prinsip manajemen yang harus diperhatikan, terlebih-lebih dalam membicarakan komunikasi yang diselengggarakan oleh suatu perusahaan. Sebagai  suatu organasi, setia perusahaan hifrearki (tingkat) yang  mengakibatka n komunikasi di dalamnya.

            Semua ini mempunyai akibat tethadap penyelenggaran komunikasi yang juga dapat memepengaruhi hubungan antar manusia di dalam dan di luar perusahaan. Hal ini berarti bahwa setiap kegiatan komunikasi senantiasa melibatkan orang lain. Apabila satu pihak kegiatan komunikasi menjadi suatu mekanisme socialisasi, integrasi dan peningkatan kerjasama, maka pada pihak yang lain kegiatan itu merupakan pencerminaan dari situasi sosialisasi dan kerjasama yang dimaksud. Dengan demikian,maka setiap kegiatan komunikasi mempunyai dua sapek, yaitu aspek aktif dan aspek pasif. Aspek  aktif berupa kegiatan yang bertujuan mempengaruhi situasi dan dapat mengubahnha, sedangkan aspek pasif adalah pencerminan situasi social yang memanfaatkan komunikasi tersebut. Selain itu, kegiatan komunikasi merupakan suatu alat sosialisasi yang netrla, yaitu dapat menimbulkan integrasi juga pertentangan, dapat meningkatkan kerjasama internasional sebagai alat dipolamsi, sebaliknya juga dapat menimbulkan awal sengketa atau pertentangan.

            Karena itu, pengaruh komunikasi tergantung dari sikap komunikasi itu sendiri, yaitu untuk tujuan apa komunikasi itu dilakukan dgn maksud damai atau menimbulkan pertentangan.

B.   Proses komunikasi dalam perusahaan.

            Setiap proses komunikasi sekurang- kurangnya mempunyai 5 komponen, yaitu :

·        Ide atau kejadian yang akan diberitakan

·        Komunikator yang mengadakan kegiatan perumusan berita

·        Pesan yang dirumuskan dan disalurkan

·        Mengintrepersikanpesan

·        Tujuan kegiatan pemberitaan

karena adanya garis wewenag dalam suatu perusahaan, dengan sendirinyapola komunikasi berimpit dengan pola garis wewenang (structured). Oleh sebab itu komunikasi terbanyk mengallir secara vertikal dari atas ke bawah. Melaui garis komunikasi diberikan segala petunjuk, intruksi dan sebagainya. Arus komunikasi sebaliknya, dari bawah ke atas membawa informasi untuk atsan yang kemudian menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Dengan demikian jelaslah bahwa dalam struktur tidak bebas, peranan komunikasi atsan dan bawahan berbeda, atsan memberi petunjuk ( yang mempunyai sangsi disiplin yang dituntut), sedangkan bawahan memberi informasi. Disamping itu memnag terdapat pula komunikasi mendatar (horisontal) yang terjadi antar karyawan setingkat. Komunikasi inipun masih dalam kerangka struktur perusahaan, walaupun biasanya tidak ada sangsinya ( kecuali merealisasi suatu tugaas).

Bilama komunikasi mendatar lebih memperoleh arti penting daripada komunikasi vertikal, maka pimpinan suatu perusahaan mendapat saingan,karena informasi ( sengaja atau tidak) akan banyak tidak sampai kepadanya.

C.   KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Ada tiga arah umum komunikasi dalam organisasi yaitu:

1.      Komunikasi vertical dari atas ke bawah

2.      Komunikasi vertical dari bawah ke atas

3.      Komunikasi horizontal.

Seperti diketahui bahwa tidak hidup terpisah dari lingkungannya. Oleh karena itu muncul bentuk komunikasi lain. Yaitu komunikasi dari luar, atau eksternal. Informasi dari luar perlu dipelajari agar organisasi dapat berjalan memperoleh pengalaman dan memperbaiki hubungannya dengan masyarakat lingkungannya.

            Komunikasi vertical dari atas ke bawah terjadi misalnya dalam menetapkan jobs instruction, yaitu pelaksanaan perintah-perintah pekerjaan, member penjelasan tentang kebiasaan dan peraturan yang berlaku dalam perusahaan.

            Sedangkan komunikasi dari bawah ke atas dapat berupa usulan dari bawahan, kritik, ataupun grapevine ( kabar dari mulut ke mulut atau desas- desus). Komunikasi horizontal, dapat terjadi antara karyawan atau pejabat setingkat yang dapat terjadi seperti dalam konferensi, ceramah, pertemuan informal.

Dengan demikian pola komunikasi dapat diketahui melalui relevansi jenis dan materi pekerjaan. Hal ini akan menjelaskan sekaligus apabila ada orang-orang dari bagian lain yang kurang ada hubungannya satu dengan yang lain dalam bidang pekerjaan mempunyai hubungannya yang erat, bahwa ada sesuatu yang lebih penting daripada kepentingan pekerjaan yang mengikatnya. Selama tidak mengganggu kelancaran pekerjaan atau diadakan diluar jam kerja, komunikasi demikian dapat dihadapi dengan toleransi. Sehubungan dengan ini perlu disebut apa yang dinamakan “grapevine” (komunikasi desas-desus atau benalu komunikasi).

Desas-desus ini adalah saluran komunikasi yang memanfaatkan secara tidak jujur (bukan urusan hubungan kerja) untuk mengadakan komunikasi antar bagian dan menyampaikan berbagai hal yang biasanya diberi warna negatif atau memang bersifat demikian kepada pihak lain. Hal semacam ini biasanya merupakan saluran komunikasi tidak resmi dalam suatu perusahaan.

Untuk mengatasi benalu/desas-desus tersebut yang biasanya berita tentang ketegangan hubungan atasan dengan bawahan yang mungkin kurang suka dikontrol oleh atasannya, maka diperlukan rapat bulanan guna memberi informasi yang penting dan harus diketahui staff yang lebih rendah.

Walaupun tidak disukai, namun kontrol sangat diperlukan demi kelancaran perencanaan. Karena itu dalam komunikasi dari atas ke bawah sebaiknya digunakan suatu sistem untuk memperlunak kontrol, misalnya dengan menggunakan kata-kata halus seperti “tolong”, “terimakasih”, “bagaimana sekiranya...”, “apakah tidak lebih baik jika...”, dsb.. walaupun halus, namun bawahan bukan berarti akan meremehkan atasannya, karena perintah yang disampaikan harus tetap dilaksanakan. Dengan demikian akan terjadi keselarasan antara atasan dengan bawahan karena bawahanpun dapat merasa dihargai.

C.     HUBUNGAN ANTAR MANUSIA

Setiap lembaga bisnis haruslah dapat menciptakan hubungan kondusif, baik yang bersifat internal (bertujuan untuk mempertahankan integrasi secara psikologis maupun sosial, yang mempunyai efek meningkatnya tingkat produktivitas. Agar kepuasan, loyalitas, dan integrasi individu semakin baik, amat pentinglah bahwa dalam komunikasi antar manusia itu berlaku pengakuan eksistensi individu di dalam lingkungannya. Kita harus mengetahui kita harus memperhatikan orang lain) maupun eksternal (diperlukan karena pembelian terdapat pada pihak luar perusahaan yang mempunyai karakter dan kedudukan yang berbeda-beda, maka diperlukan pendekatan yang berbeda pula agar dapat mencapai orang tersebut).

Adakalanya strategi interpersonal kurang mencukupi tuntutan bisnis karena mempunyai target konsumen yang besar dengan segmentasi pasar yang secara geografis sangat luas dan tercerai-berai. Oleh karena itu strategi yang harus kita pakai adalah strategi komunikasi massa.

Komunikasi massa adalah proses dimana organisasi media memproduksi pesan-pesan dan mengirimkannya ke publik yang besar, dan melalui proses tersebut sejumlah pesan akan digunakan atau dikonsumsi oleh audiens. Sentral studi komunikasi massa adalah media. Bila dikatakan bahwa sistem media merupakan bagian dari sistem dalam konteks yang lebih besar, yaitu politik, ekonomi, dan institusi kekuasaan studi komunikasi massa juga mempelajari kaitan sistem-sistem tersebut dengan keberadaan dan fungsi media dalam masyarakat. Oleh studi komunikasi massa bersifat kompleks, analisis yang mendalam terhadap faktor-faktor terkait di seputar media dibutuhkan.

Fungsi komunikasi dalam organisasi ini adalah :

a.       Fungsi integrative, yaitu bertujuan untuk menjaga kesatuan individu serta bagian – bagian dalam organisasi.

b.      Fungsi interaktif, yaitu menjaga pertukaran informasi pendapat dan sikap agar individu atau bagian organisasi dapat mengadakan penyesuaian baik antar sub system dalam organisasi ataupun dengan dunia lingkungannya.