komunikasi bisnis

Komunikasi dalam rapat

Tugas untuk ememenuhi penilaian tugas softskill

Nama  :feni oktaviani

Npm    : 38209533

Kelas  : 2dd04

Sebelum membahas mengenai komunikasi dalam pertemuan rapat maka terlebih dahulu kita mengetahui definisi mengenai rapat itu sendiri :

            Rapat  adalah pertemuan dari dua atau lebih orang yang telah diselenggarakan untuk tujuan mencapai tujuan bersama melalui interaksi verbal, seperti berbagi informasi atau mencapai kesepakatan. [1] Rapat dapat terjadi tatap muka atau secara virtual, dimediasi oleh teknologi komunikasi, seperti panggilan konferensi telepon, panggilan konferensi skyped atau suatu konferensi video. Rapat juga merupakan kewenangan dalam membuat keputusan dengan memeprehatukan beberapa hal dalam melkukan rapat terlebih dahulu seperti undangan rapat, pengaturan ruang dan perlengkapan rapat

            Pertemuan adalah Pertemuan merupakan forum yang sangat diperlukan untuk menghimpun bahan-bahan. Pertemuan-pertemuan dalam dunia usaha atau bisnis bukan hanya dapat dilakukan antara pimpinan dengan stafnya, tetapi juga dapat dilakukan diantara staf sekolega untuk menyusun usulan atau bahkan pertemuan pleno yang diikuti oleh semua unsur yang ada.

Oleh karena itu dalam setiap pertemuan dalam rapat terdapat tata cara berkomunikasi dengan sebagaimana mestinya :

Didalam pertemuan dan rapat setiap peserta hendaknya harus menyadari posisinya dalam forum tersebut demi kelancaran rapat. Tiap peserta hendaknya:

1.      Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka, dan bertanggung jawab,

2.       Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan

3.       Mampu berperan sebagai komunikan  yang sangat responsif namun tidak emosional,

4.      Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian,

5.      Mampu mengendalikan diri, dan menghindari terjadinya perdebatan yang tidak sehat serta tidak berbicara bertele-tele.

Setelah rapat berhasil membuat keputusan atau setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta, dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

D.     TEKNIK BERBICARA, MEMBACA, DAN MENDENGARKAN

Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Untuk itu perlu diperhatikan secara seksama karena kemampuan berbicara bagi seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan, dan perilaku orang yang diajak bicara. Maka perlu kiranya mengutarakan kebutuhan, menghargai para pendengar dan memanfaatkan dorongan ingin tahu. Disamping itu keberhasilan orang berbicara sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, dan intelegensinya.

Karena berbicara sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran dan perasaannya, akan dapat lancar bila tidak ada gangguan teknis seperti gagap, gugup, dan grogi.

Sebagai tiknik berbicara, perlu juga diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.

Demikian halnya dengan mendengarkan, nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari perbuatan mendengarkan adalah tambahnya pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat keputusan.

Kemampuan berkomunikasi yang paling rendah efektivitasnya adalah mendengarkan. Ketika seseorang berinteraksi secara tatap muka, ini sangat memudahkan berangan-angan. Mendengarkan lebih dari sekedar mendengar kata-kata pembicara, tetapi memerlukan pemahaman per kata kedalam wawasan dan memperhatikan pesan-pesan kiasan yang mungkin membantah atau menegaskan kata-kata pembicara. Mendengarkan juga memerlukan objektivitas, maksudnya kita akan berempati ketika mendengarkan tanpa terbawa emosi. Hal ini memudahkan berpihak kepada pembicara dan tidak memperhatikan apa yang sesungguhnya ia katakan. Maka penting untuk mengetahui, kapan mendengar secara detail, hal-hal umum saja, singkatnya untuk mengetahui “mengapa kita mendengarkan?”.

“Saya tak punya banyak waktu untuk membaca apapun!”, inilah keluhan yang biasanya diutarakan pebisnis. Meja kerja niscaya akan penuh oleh surat-surat yang masuk, laporan, memo-memo, majalah-majalah, pemberitahuan, dan sumber-sumber informasi lain. Sebagai karyawan baru, anda mungkin tidak memperhatikan semua sumber informasi  ini. Setelah beberapa lama, anda akan belajar mengetahui sekilas manfaat komunikasi.

Mengetahui bagaimana membaca yang efektif adalah suatu keahlian juga. Dapatkah anda meringkas dokumen atau memutuskan sesegera mungkin, bagaimana hal ini mempengaruhi anda? Lalu, apa yang harus anda lakukan? Banyak hal yang sering terjadi, yang lainnya merupakan hal yang baru dan memerlukan pemikiran serius. Anda harus  membiasakan untuk mengutamakan sesuatu yang akan dibaca serta waktu yang dibutuhkan untuk membacanya.

Sebagai manusia, kita berpikir dalam bentuk-bentuk verbal melalui “bagaimana kita berbicara dan menulis”. Kita sering mengalami perbedaan ini dalam berntuk-bentuk verbal jarang membedakan dari hal-hal yang mirip. Hal ini merupakan gejala yang terbatas pada bahasa. Anda (mungkin) sering menyatakan, “Saya mengetahui apa yang ingin saya katakan, tetapi saya bingung bagaimana untuk mengucapkannya?”. Ini merupakan pertanda bahwa banyak pemikiran kita yang lebih emosional atau sensasi daripada verbal.

Pengambilan keputusan, pemecahan masalah, perencanaan, organisasi, dan aktivitas-aktivitas perusahaan lainnya memerlukan sejumlah pemikiran. Selama berfikir verbal, bisa terjadi keterbatasan dalam kreativitas, ini adalah bentuk komunikasi interpesona yang sering digunakan dalam kemampuan berkomunikasi.